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西安外事学院库房管理规定
2015-03-31 09:14   审核人:
 

一、入库管理规定

1、物流员接到收货通知后,应安排好货位,及时接收。

2、物流员对每项进库的物品,应于货到当日详加验收。验收时,应严格按照验收制度规定执行。

3、因校内借用、试用、更换、销货退回、调货等重新入库的物品,于交回时应保持领用时的状况。若有损坏,应由技术部门鉴定。并向部门领导汇报。

4、根据当日接收物品数量及时进行日记账登记工作。

二、出库管理规定:

1、根据记帐员开据的实物出库凭证,经部门主管签字后,分派至仓库,物流员按出库单所列品名、品牌、型号、规格、数量等内容准备货物,当日配货。

2、特殊紧急出库时,记帐员必须电话通知物流员。由领用部门直接到仓库开据收条,做为临时出库手续。

3、严禁无任何单据货物出库,严禁物流员无任何单据自提自发。

4、因缺货等原因不能当日出库的,物流员应及时联络记帐员说明原因,共同更改票面信息。

5、物品出库时,若无特殊要求情况下,须遵循先进先出原则。

6、任何物品出库,物流员均应于出货当日登记下账,以便存货的控制。

三、保管管理规定

货物的储存保管,以物品的属性、特点和用途规划设置存放区域,便于存取。

1、物品堆放的原则:根据货物特点,必须做到过目有数,检点方便,成行成列,文明堆齐。

2、物流员对库存物品以及设备、工具等负有经济责任。如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,物流员应及时报告上级主管,分析原因,查明责任,按规定办理报批手续。未经批准一律不准擅自处理。物流员不得采取“盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。

3、保管物品要根据属性,考虑储存的场所和保管常识,加强保管措施。同类物品堆放,考虑先进先出,发货方便,留有回旋余地。因物流员未及时采取相关防护措施,导致物品受潮、损坏,物流员应负责任。

4、保管物品,未经主管同意,一律不准擅自借出。

5、进入仓库物品必须保持干净整洁,库房内配备常规洁具,应当每日进行清扫,保持仓库整洁。

四、借用管理规定

凡属校内人员借用物品,必须经部门领导同意后,填写《借用物品申请单》(见附件),方可借出。

1、借用物品范围:录音笔、对讲机、笔记本电脑、电暖器、

录音机、电风扇、喊话器、照相机、课桌、椅子、方凳、台签、闹钟等,均列入我校借用物资品种。

2、办理借用手续:各单位根据工作需要,填写“借用物品申请单”,详细说明借用物品的原因。其中,笔记本电脑仅限校内外开会和特殊用途,方可办理借用手续。经本单位负责人审批后,到后勤保障办公室办理借用手续。

3、借用物品的管理:由使用人负责借用物品的安全,借用期间应保持物品完整无缺,如发生丢失或损坏的现象,由借用人按物品原值赔偿。

4、借用时间:借用物品的时效为三个月,借用期满,应及时归还。逾期不归还或未办理续借手续,将直接从工资中按物品原值的2倍进行罚款。

五、盘点管理规定

物品盘点分为定期盘点与不定期盘点。

1、定期盘点即指每月中旬物流员对常用物品自盘一次,月底进行一次全面的盘点;

2、不定期盘点即指部门对仓库进行不定期的抽查。

3、物品盘点的主要内容:检查物品的账面数量与实存数量是否相符;检查物品的收发情况;检查物品的堆放及维护情况。

4、物流员的自盘:经常对出库率频繁、出库量大的物品进行自盘;每月中旬对常用物品自盘一次;月底实行全面自盘一次。

5、物资盘盈或盘亏处理

(1)由于不可抗力造成的自然损耗,经部门领导审批,做报废处理。账务处理办法:由记账员开据“实物出库单”,处长签字批准后,冲减账面数量。

(2)由于工作疏忽,造成物资的盘盈或盘亏,需上报领导,酌情扣减当月奖励工资。 账务处理办法:属于盘盈物资,增加入库;属于盘亏物资,冲减账面数量。

六、物流运输管理规定

本着“安全、及时、准确、经济”的原则,妥善安排运输车辆的管理,以加速实现物品运输的合理化。物流运输工作范围:送货上门运输;物资转移运输任务。

1、送货上门:

(1)、物品出库时,物流员应仔细核对《出库单》所要出库物品的品名、品牌、型号、规格、数量是否相符,经核实无误后,方可装车送货。

(2)、所有物品出库时必须满足性能良好、品质良好,并且有良好的保护措施,方可装车送货。

(3)、物品送达使用部门时,请相关人员验收清点数量,并签收出库单回联。

2、物资转移:

(1)、根据审批通过的“固定资产转移申请单”或“固定资产报废申请单”,对相关部门闲置或报废的物资及时进行回收。

(2)、如转移物资较多时,可联系工人或技术人员配合完成。

七、库房消防设施和器材的管理

1、消防设施和器材设专人管理,并对其监管、维护、使用等负全责。

2、管理人员要认真学习消防法,掌握消防及消防设施管理方面的知识。
3、一切消防设施和器材都是专门用于消防工作的专用工具,任何单位或个人不准乱挪乱动,不得妨碍其正常使用或改变用途。

4、消防设施和器材要常年保持完好状态,一旦出现丢失、损坏、失效、报废、消耗或配量不足等情况都要及时通知有关部门,定期进行检查,以便随时补充和处理。

八、库房安全保卫、防盗、防火管理

1、认真贯彻“以防为主,防消结合”的安全保卫工作方针。

2、除本部门和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入仓库。

3、库房内不准堆放易燃易爆物品。严禁吸烟、使用明火,经常检查电线是否有破损现象。

4、平时要做好通风、防霉、防鼠、防虫蛀等工作,减少自然损耗。

5、所有账本、单据、记录本等相关重要的资料应妥善保管好,做到人员离开时应锁好。丢失资料,相关责任人承担全部责任。

6、人员离开库房时,必须关闭所有电源,锁好所有门窗,加强防患意识。

附件:

借用物品申请表

年 月 日

借用物品信息

借用物品名称

品牌、型号

数 量(大写)

单 位

事 由

借用单位信息

借用单位

借用时间

预计归还日期

借用人签字

联系方式

借用单位领导意见

管理部门领导意见

归还情况

实际归还日期

物品归还完整状况

注意事项

1 借用的物品须在三个月内归还。如需续用,重新办理借用手续。

2 借用期间必须保证资产完整无缺,若损坏或丢失,由借用人负责按物品原值赔偿。

 

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